System och processförändring – Vägval i en fragmenterad marknad av leverantörer

Har ni också insett behovet av att uppdatera er systeminfrastruktur för att optimera era processer men känner er osäkra på hur ni bör gå tillväga? Är du inom ekonomi- och finansfunktionen och har fått det tacksamma projektet att ”lösa problemen och staka ut er väg framåt” i ditt knä? Att navigera i landskapet av marknadens alla leverantörer av affärs- och stödsystem kan upplevas som komplext och överväldigande. Samtidigt har de digitala förutsättningarna aldrig varit bättre än idag, vilket inte bara ger möjligheten utan också ställer kraven på att följa utvecklingen för att säkerställa sin konkurrenskraft.  
 
I denna Insight vägleder vi er genom de olika delarna av processen. Vi har intervjuat Martin M Eriksson, ansvarig för området process- och systemoptimering på Zenvise, som delar djupgående insikter på ämnet och handfasta råd och strategier för upphandling och implementering – allt med ett systemoberoende perspektiv.  

Vanliga utmaningar i en föråldrad systeminfrastruktur 

Idag står många företag inför utmaningen att deras befintliga system inte är tidseffektiva eller är baserade på föråldrade och komplicerade infrastrukturer som inte längre motsvarar deras behov. En del är fast i en ändlös cykel av att klippa och klistra data mellan system och att navigera genom ett hav av komplexa Excel-ark. Manuella processer som dataöverföring mellan system kan därför uppta mycket onödig tid. Dessa "klippa och klistra"-metoder är inte bara tidskrävande utan ökar även risken för fel och minskar företagets förmåga att snabbt svara på förändringar. Fragmenterad datahantering kan också skapa inkonsekvens och förvirring och denna brist på en enhetlig sanningskälla kan också leda till beslut som grundas på felaktig eller ofullständig information. 
 
“Jag har sett skräckexempel när en fråga från verksamheten behöver passera genom uppemot fyra till fem led för att få fram den korrekta datan eller svaret.” - Martin M Eriksson 

Ett annat tecken på att det kan vara dags för en översyn är om företaget har genomgått stora förändringar, som expansioner eller omstruktureringar, utan att systemen har uppdaterats för att stödja dessa nya förhållanden. Ofta betyder det att de befintliga systemen inte längre är effektiva eller inte längre tjänar sitt ursprungliga syfte. 

Första steget - kartlägga befintliga utmaningar och målbild 

Innan ett företag kan överväga att implementera nya lösningar eller genomföra förbättringar, är det avgörande att förstå organisationens behov och drivare liksom att noggrant identifiera och förstå de långsiktiga målbilderna och vad man vill uppnå.  

Befintliga problem och drivare till behoven 

Syftet med att byta någon del av systeminfrastrukturen eller upphandla ett helt nytt ERP varierar beroende på organisationens specifika behov och mål. Vanliga drivare kan vara att effektivisera och automatisera processer, minska felmarginaler, förenkla managementrapportering eller säkerställa en korrekt och effektiv myndighetsrapportering. Ett annat viktigt syfte kan vara att förbereda organisationen för kommande förändringar som att anpassa verksamheten, förbättra datahantering och rapportering utifrån nya regelverk vilket kräver ett system som smidigt och enkelt kan anpassas till nya krav.  
 
Genom att minska mängden manuellt arbete sänks även de operativa riskerna, och värdefull tid frigörs som istället kan allokeras till mer strategiska uppgifter inom organisationen. Att göra data mer tillgängligt för alla delar av organisationen är ytterligare ett syfte, vilket kan förbättra beslutsfattandet genom att ge en större del av organisationen tillgång till konsekvent och uppdaterad information. 
 
Då en omvärld i förändring är konstant och den kortsiktiga lösningen att bara lägga på nya system eller flöden inte längre fungerar då den över tid leder till ett informationsöverflöd så måste systeminfrastrukturen i grunden byggas på flexibla och adaptiva grunder.  

Målbild

Att definiera en tydlig målbild är en avgörande del av processen när man ska implementera ett nytt system. Det handlar om att fastställa exakta mål för vad organisationen avser att uppnå med sina processer och system. Genom att specificera vad varje avdelning och funktion ska leverera blir det möjligt att direkt koppla systemets kapacitet och funktionalitet till de faktiska affärsresultaten och leveranserna. Det handlar om att säkerställa att alla delar av organisationen arbetar mot samma mål och att systeminfrastrukturen stödjer dessa mål på bästa möjliga sätt. 

Långsiktighet

Ett strategiskt tillvägagångssätt kräver även en analys av företagets långsiktiga mål som, i och med de långa tidsperspektiven som systemfrågor har, därför bör förankras ändra upp i ägardirektiven. För ett företag som inom ramen för systemens livslängd t.ex. siktar på en internationell expansion blir det kritiskt att välja ett system som kan stödja detta. Denna framförhållning minimerar risken för kostsamma systembyten och säkerställer att investeringarna stödjer företagets strategiska riktning över tid. 
 
Står ni inför att upphandla ett stödsystem bör frågan ställas om hur ett eventuellt byte av ett huvudsystem kan komma att bli aktuellt och hur det i sådant fall kan påverka det aktuella stödsystemet. Svaren på dessa frågor kan ge viktiga infallsvinklar och perspektiv inför era beslut. 
 
När bolagets drivare och målbild är tydligt definierade, kan organisationen formulera en konkret målbild för vad de vill uppnå med det nya systemet. Denna målbild hjälper till att vägleda valet av system och dess implementering, samt att säkerställa att de valda lösningarna är i linje med organisationens långsiktiga strategiska mål. 

Andra steget – djupgående förstudie och GAP-analys 

En ordentlig förstudie och GAP-analys är en viktig del av processen när man överväger att implementera ett nytt system, säger Martin M Eriksson. Efter att ha definierat de befintliga problemen och skapat en klar målbild av vad organisationen vill uppnå, ger GAP-analysen en detaljerad överblick över skillnaderna mellan det nuvarande och det önskade tillståndet. Detta steg är därför viktigt för att identifiera och adressera de områden där förändringar är nödvändiga liksom ger ett underlag inför kommande upphandlingar och val av både specifika nya systemstöd likväl som av det bolag som ska implementera lösningen. 

Analysera kritiska processer

En grundlig analys av de kritiska processerna inom företaget är avgörande. Detta innebär att identifiera vilka processer som är kärnan i verksamhetens funktion och framgång och hur dessa kan komma att förändras över tid. Genom att förstå vilka dessa processer är, kan man säkerställa att det nya systemet är utformat för att optimalt stödja just dessa områden. Det är dessa kritiska processer som ofta har störst påverkan på företagets förmåga att leverera värde till sina kunder och därmed direkt påverkar affärsresultaten. Att kartlägga och dokumentera de funktioner som är kritiska för företagets verksamhet är viktigt, oavsett om det rör sig om införande av ett mindre stödsystem, som ett budgetverktyg, eller en omfattande implementering av ett ERP-system. 
 
"Jag har sett bolag som implementerar ett utmärkt system, men missat att säkerställa funktionaliteten eller stödet för en av deras kritiska processer, vilket har gjort hela systembytet meningslöst."  - Martin M Eriksson 
 
Det är därför viktigt att noggrant undersöka de befintliga systemen, deras integrationer och överväga potentiella ersättare i det nya systemet, särskilt i samband med ERP-system där målet är att förenkla och ersätta så många processer som möjligt.  

Analysera kunskapsrisker

Vid genomförandet av analysen kan företaget också klargöra vilka risker kopplat till kompetens och kunnande som också finns inom den specifika delen av organisationen. Detta för att kunna säkerställa att ingen enskild person sitter med kritisk kunskap som, om den gick förlorad, skulle kunna riskera verksamhetens kontinuitet. Detta är en vanligt förekommande risk som ofta blir verklighet när implementationen av en ny process blir avhängd en specifik medarbetares kunskap och denna inte är inkluderad i projektet. 

Övervägande av datahantering

Innan beslut fattas om det specifika systemet bör organisationen även fundera över er datahanteringen. Om ni gör en förändring i systeminfrastrukturen kan det vara lämpligt att fundera över hur ni ska hantera er data och kanske investera i ett eget, eller utveckla ett befintligt, datalager. Detta för att säkerställa den långsiktiga och enhetliga datahanteringen och minska antalet kopplingar mellan olika huvud- och stödsystem. Ska ni på sikt exempelvis implementera nya AI verktyg för datainsikt finns en klar fördel i att ha data samlat på ett ställe istället för en alltför diversifierad datastruktur.  

Tredje steget - upphandling och implementation

Marknaden för systemleverantörer är både bred och diversifierad, med aktörer som erbjuder allt från specialiserade stödsystem till omfattande ERP-lösningar. Denna mångfald erbjuder företag många alternativ, men det medför också utmaningen att välja rätt system och konsultbolag för implementation. Svårigheten ökar eftersom leverantörerna till konsultbolagen ofta är partiska på grund av sina partnerskap med specifika systemleverantörer. För att motverka detta och säkerställa att företaget får den mest lämpliga lösningen rekommenderas samarbete med en oberoende konsultfirma som Zenvise för genomförande av förstudie och stöd vid upphandlingen.  

Genomförande av projektet

Framgången för en systemimplementation innefattar flertalet olika faktorer och projektet kommer levereras i huvudsak av det konsultbolag vilket tillhandahåller den specifika systemlösningen som ni valt att upphandla. Säkerställande av konsultbolagets implementationsmetodik är väsentligt men löpande projektledning av den egna interna organisationen samt kravställning mot leverantören är också en nyckelfaktor för framgången, framför allt ju större och mer komplext projektet är. Det kan därför ofta vara en god idé att se över hur man organiserar sig internt för att säkerställa projektledningen och den nödvändiga förändringsledning som kommer med ett sådant här projekt och för detta ta in en extern projektledare som kan säkerställa dessa syften.  

Varför Zenvise kan hjälpa er 

Zenvise erbjudande inom process- och systemoptimering specialiserar sig på att ge objektiva råd under förstudien, stödja kravställningen, hantera upphandlingsprocessen, projektledning av implementationen och nödvändig förändringsledning för att säkerställa organisationens omställning.
 
Med både teknisk och organisatorisk expertis inom process- och systemoptimering är vi väl förberedda att stödja er under förstudien, att identifiera kritiska processer inom ert företag, se till att det nya systemet som väljs kan integreras smidigt med era befintliga tekniska system och arbetsflöden och utveckla en långsiktig strategisk plan som stödjer ert företags framtida mål och visioner.  
 
Genom att arbeta med Zenvise kan ni vara säkra på att era affärsbehov och strategiska mål står i centrum, oavsett vilken systemleverantör ni väljer.